„Was kostet ein KI-Telefonassistent?” ist die häufigste Frage im Erstgespräch, und die Antwort lohnt sich, konkret aufzuschlüsseln statt mit „kommt drauf an” abzutun.
Die Preisbestandteile
| Kostenbestandteil | Typische Spanne | Was darin steckt |
|---|---|---|
| Einrichtung (einmalig) | ab 1.997 € | Wissensbasis aufbauen, Gesprächsleitfaden abstimmen, Testphase, Anbindung an Telefonnummer |
| Laufender Betrieb | 297–397 €/Monat | laut Angebot, Leistungsumfang siehe Preise |
| Minutenkosten | im Angebot festgelegt | Sprachmodell- und Sprachsynthese-Kosten pro Gesprächsminute |
| Wartung & Anpassungen | laut Angebot, Leistungsumfang siehe Preise | neue Preise, neue Leistungen, geänderte Regeln in der Wissensbasis pflegen |
| Mit Systemanbindung (ERP, Kalender) | 2.500–4.500 € einmalig, dann 590–790 €/Monat | eine Systemanbindung (ERP, Kalender oder Rechnungswesen) plus ein automatisierter Prozess |
Was den Preis treibt
Drei Faktoren bestimmen, wo Sie in der Preisspanne landen: das Anrufvolumen (mehr Gespräche bedeuten mehr Sprachmodell-Minuten), die Komplexität der Wissensbasis (eine einfache Terminvergabe ist günstiger als ein Assistent, der Ihre komplette Leistungsliste mit Sonderfällen kennen muss) und die Tiefe der Systemanbindung (reines Nachrichten-Aufnehmen ist günstiger als direktes Schreiben in Ihr ERP mit Auftragsanlage).
Ein Assistent, der nur Anrufe entgegennimmt und eine E-Mail mit Zusammenfassung verschickt, liegt am unteren Ende. Ein Assistent, der Termine direkt in Ihren Kalender bucht, Aufträge im ERP anlegt und mehrere Eskalationsregeln beherrscht, liegt am oberen Ende, dafür übernimmt er auch entsprechend mehr Arbeit.
Versteckte Kosten bei Billiganbietern
Bei auffällig günstigen Angeboten lohnt sich ein zweiter Blick auf das Kleingedruckte. Häufige versteckte Kosten:
- Wissensbasis-Pflege extra: Der Grundpreis wirkt niedrig, jede Änderung an Preisen oder Leistungen wird aber separat abgerechnet.
- Kein echter ERP-Schreibzugriff: Der Assistent nimmt zwar Anrufe an, überträgt sie aber nur als E-Mail, die eigentliche Dateneingabe bleibt weiterhin Handarbeit.
- Minutenpreis ohne Obergrenze: Bei einer Werbe-Aktion oder Saisonspitze kann die Rechnung unerwartet explodieren, wenn kein Deckel definiert ist.
- DSGVO-Dokumentation ungeklärt: Fragen Sie jeden Anbieter vorab, ob Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschprozesse im Preis enthalten sind oder nachträglich verhandelt werden.
Vergleich zu Telefonservice und eigenem Mitarbeiter
Ein externer Telefonservice rechnet meist pro Anruf oder pro Minute ab, bei steigendem Volumen steigen die Kosten linear mit. Eine eigene Teilzeitkraft nur für die Telefonannahme kostet, grob geschätzt, ab etwa 800–1.500 € pro Monat inklusive Lohnnebenkosten, ist dafür aber nicht 24/7 verfügbar und kann nicht beliebig viele Anrufe parallel bedienen. Die Kosten der drei Varianten wachsen unterschiedlich mit dem Anrufvolumen. Vergleichen Sie deshalb mit Ihrem eigenen Volumen.
Rechenbeispiel
Ein Handwerksbetrieb verpasst laut seiner Anrufliste 2 Anrufe pro Tag, bei 20 Arbeitstagen also 40 im Monat. Davon setzen wir 5 % an, das sind 2 Aufträge. Die 5 % sind keine gemessene Branchenquote, sondern eine bewusst niedrig gesetzte Untergrenze. Bei einem Ø-Auftragswert von 750 € sind das 1.500 € Umsatz. Gerechnet wird aber mit der Marge: Bei einem Deckungsbeitragssatz von 30 % (Annahme, falls Sie Ihren eigenen nicht kennen) fehlen dem Betrieb 450 € im Monat. Alle Werte sind Beispielwerte, keine Branchenzahlen.
Die 450 € sind in diesem Beispiel das, was dem Betrieb fehlt, nicht das, was ein Assistent zurückholt. Mit Ihren eigenen Zahlen kann das Ergebnis ganz anders ausfallen. Wie die Rechnung Schritt für Schritt funktioniert, steht im Beitrag Verpasste Anrufe im Handwerk. Mit Ihren Zahlen ausfüllen können Sie sie in der kostenlosen 12-Minuten-Rechnung. Liegt die Summe der Ergebniskästen dort unter 500 € im Monat, lohnt sich Automatisierung noch nicht.
Wenn Sie Ihr Ergebnis danach einordnen möchten, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch (30 Minuten, erste Einordnung).