„Was kostet ein KI-Telefonassistent?” ist die häufigste Frage im Erstgespräch, und die Antwort lohnt sich, konkret aufzuschlüsseln statt mit „kommt drauf an” abzutun.
Die Preisbestandteile
| Kostenbestandteil | Typische Spanne | Was darin steckt |
|---|---|---|
| Einrichtung (einmalig) | 1.500–3.500 € | Wissensbasis aufbauen, Gesprächsleitfaden abstimmen, Testphase, Anbindung an Telefonnummer |
| Laufender Betrieb | 150–400 €/Monat | Hosting, Monitoring, Basispflege der Wissensbasis, Support |
| Minutenkosten | oft in der Monatspauschale bis zu einem Volumen enthalten, darüber gestaffelt | Sprachmodell- und Sprachsynthese-Kosten pro Gesprächsminute |
| Wartung & Anpassungen | teils in der Pauschale, teils nach Aufwand | neue Preise, neue Leistungen, geänderte Regeln in der Wissensbasis pflegen |
| Systemanbindung (ERP, Kalender) | 500–2.000 € zusätzlich, je nach Komplexität | Schreibzugriffe auf Ihr ERP, Kalender-Sync, Rechnungssystem |
Was den Preis treibt
Drei Faktoren bestimmen, wo Sie in der Preisspanne landen: das Anrufvolumen (mehr Gespräche bedeuten mehr Sprachmodell-Minuten), die Komplexität der Wissensbasis (eine einfache Terminvergabe ist günstiger als ein Assistent, der Ihre komplette Leistungsliste mit Sonderfällen kennen muss) und die Tiefe der Systemanbindung (reines Nachrichten-Aufnehmen ist günstiger als direktes Schreiben in Ihr ERP mit Auftragsanlage).
Ein Assistent, der nur Anrufe entgegennimmt und eine E-Mail mit Zusammenfassung verschickt, liegt am unteren Ende. Ein Assistent, der Termine direkt in Ihren Kalender bucht, Aufträge im ERP anlegt und mehrere Eskalationsregeln beherrscht, liegt am oberen Ende, dafür übernimmt er auch entsprechend mehr Arbeit.
Versteckte Kosten bei Billiganbietern
Bei auffällig günstigen Angeboten lohnt sich ein zweiter Blick auf das Kleingedruckte. Häufige versteckte Kosten:
- Wissensbasis-Pflege extra: Der Grundpreis wirkt niedrig, jede Änderung an Preisen oder Leistungen wird aber separat abgerechnet.
- Kein echter ERP-Schreibzugriff: Der Assistent nimmt zwar Anrufe an, überträgt sie aber nur als E-Mail, die eigentliche Dateneingabe bleibt weiterhin Handarbeit.
- Minutenpreis ohne Obergrenze: Bei einer Werbe-Aktion oder Saisonspitze kann die Rechnung unerwartet explodieren, wenn kein Deckel definiert ist.
- Keine DSGVO-Dokumentation im Preis: Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschprozesse werden nachträglich verhandelt statt von Anfang an mitgeliefert.
Vergleich zu Telefonservice und eigenem Mitarbeiter
Ein externer Telefonservice rechnet meist pro Anruf oder pro Minute ab, bei steigendem Volumen steigen die Kosten linear mit. Eine eigene Teilzeitkraft nur für die Telefonannahme kostet, grob gerechnet, ab etwa 800–1.500 € pro Monat inklusive Lohnnebenkosten, ist dafür aber nicht 24/7 verfügbar und kann nicht beliebig viele Anrufe parallel bedienen. Der KI-Telefonassistent liegt bei mittlerem bis hohem Volumen häufig deutlich unter beiden Alternativen, weil die Kosten nicht linear mit jedem zusätzlichen Anruf steigen.
Rechenbeispiel
Ein Handwerksbetrieb rechnet mit rund 40 Anrufen pro Monat, die er aktuell verpasst. Einrichtung: 2.500 €. Laufende Kosten: 300 €/Monat inklusive Systemanbindung ans ERP. Nimmt der Assistent 28 dieser Anrufe zusätzlich an und führt das bei einer Abschlussquote von 25 % zu sieben gewonnenen Aufträgen à durchschnittlich 750 € Auftragswert, ergibt das 5.250 € zusätzliches Auftragsvolumen im Monat, bei 300 € laufenden Kosten ist die Einrichtung rechnerisch innerhalb weniger Wochen wieder erwirtschaftet. Die Zahlen sind ein Modell, keine Garantie; Ihre eigene Rechnung erstellen wir in der kostenlosen Potenzialanalyse.
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