Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen für Leistungen an andere inländische Unternehmen, die Sie nach dem 31.12.2026 ausführen, sofern Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; alle anderen Betriebe folgen für Leistungen nach dem 31.12.2027. Ein Betrieb mit 2 Mio. € Gesamtumsatz ist also ab dem 1.1.2027 verpflichtet. Papier- und PDF-Rechnungen über Leistungen aus 2026 deckt die Übergangsregel nur, wenn sie bis zum 31.12.2026 übermittelt werden. (Stand: 20.10.2026)

Eine KI kann dabei Angebote und Rechnungen vorbereiten und prüfen. Verbindliche Preise, Konditionen und den Versand sollten Sie nicht aus der Hand geben.

E-Rechnungspflicht ab 2027: der Zeitplan

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ wird. Ein PDF oder ein Blatt Papier ist eine „sonstige Rechnung“. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG (Stand: 20.10.2026):

ZeitraumAusstellen (Rechnungen an Unternehmen im Inland)Empfangen
Leistungen bis 31.12.2026Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF, wenn bis 31.12.2026 übermitteltPflicht seit 1.1.2025
Leistungen ab 1.1.2027E-Rechnungspflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; sonst Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF bis 31.12.2027 zulässigPflicht
Leistungen ab 1.1.2028E-Rechnungspflicht für alle (Ausnahmen siehe unten)Pflicht
EDI-Verfahrenbis 31.12.2027 weiter zulässig

Es zählen zwei Daten: wann Sie die Leistung ausführen und wann Sie die Rechnung übermitteln. Für Leistungen aus 2026 erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG Papier oder PDF nur, wenn die Rechnung „bis zum 31. Dezember 2026“ übermittelt wird. Rechnen Sie Arbeiten aus dem Dezember 2026 deshalb möglichst bis zum 31.12.2026 ab oder gleich als E-Rechnung. Wollen Sie solche Arbeiten erst im Januar 2027 abrechnen, klären Sie das vorher mit Ihrer Steuerberatung. Dass ein Versand im Januar dann nicht mehr gedeckt ist, ist unsere Lesart des Gesetzestexts, keine Aussage des BMF.

Für den Empfang gibt es keine Ausnahme, auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen. Laut BMF genügt dafür ein normales E-Mail-Postfach.

E-Rechnungspflicht 2027: Gesetz und offene Punkte

Kein Gesetz hat den Zeitplan bisher verschoben. Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 (BT-Drucksache 21/8283 vom 30.09.2026) ändert § 27 Abs. 38 UStG nicht. Das Gesetz ist aber noch nicht beschlossen, und Änderungsanträge aus dem Finanzausschuss konnten wir nicht einsehen. „Keine Verschiebung“ ist deshalb ein Befund zum Stand 20.10.2026, keine Zusage. Prüfen Sie den Stand vor dem Jahreswechsel noch einmal, bevor Sie sich darauf verlassen.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert in seinem Papier „ZDH kompakt“ vom 17.6.2026, den Termin vom 1.1.2027 auf den 1.1.2028 zu verschieben. Er begründet das unter anderem damit, dass die überarbeitete Norm EN 16931 für den B2B-Bereich und das passende Mapping noch fehlen. Das ist die Position eines Verbands, kein geltendes Recht. Eine Antwort der Bundesregierung darauf haben wir nicht gefunden. Planen Sie also mit dem 1.1.2027.

Was für Handwerk und Mittelstand gilt

Die Pflicht greift bei Leistungen an andere Unternehmen, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst, laut BMF ebenso wenig viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Keine E-Rechnung brauchen Sie nach dem UStG und der UStDV außerdem unter anderem bei Kleinbeträgen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV), als Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) und bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 24 bis 25); dort gilt die strengere Vorschrift.

Was das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 klärt

Das BMF hat am 15.10.2026 ein ergänzendes Schreiben veröffentlicht (GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017). Für Betriebe mit Baustellen über den Jahreswechsel sind vor allem diese Punkte wichtig (Stand: 20.10.2026):

Die Regeln will das BMF „zu gegebener Zeit“ im Hinblick auf das Meldesystem überprüfen.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Laut BMF erfüllen „insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen. Die Aufzählung ist nicht abschließend: Möglich sind auch andere Formate nach der Norm EN 16931 oder ein zwischen den Vertragspartnern vereinbartes Format, etwa ein EDI-Verfahren, wenn sich die nötigen Angaben daraus richtig und vollständig auslesen lassen. Hat eine Rechnung einen Bildteil und einen strukturierten Teil, zählt der strukturierte: „Unterscheidet sich der strukturierte Rechnungsteil vom Bildteil, sind nunmehr die Daten des strukturierten Teils maßgebend.“ Prüfen Sie also die Daten, nicht nur das PDF-Bild. (Stand: 20.10.2026)

Viele Rechnungs- und Branchenprogramme erstellen E-Rechnungen bereits. Nach Herstellerangabe, Stand 20.10.2026, gilt das etwa für pds (ZUGFeRD und XRechnung, Empfang und Versand ohne Zusatzmodule), HERO (erstellt ZUGFeRD und XRechnung), Lexware Office (Erstellen und Versenden) und sevdesk (ZUGFeRD, Erstellen in allen Tarifen, Empfang ab Tarif „Buchhaltung“). Die Reihenfolge ist keine Wertung. Fragen Sie Ihren Anbieter, welches Format und welches Profil Ihre Version erzeugt.

Aufbewahrung: acht Jahre, strukturierter Teil

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Bei der E-Rechnung muss laut BMF „zumindest deren strukturierter Teil“ unversehrt bleiben. Den PDF-Teil müssen Sie nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 14.7.2025, Rn. 119) nur aufbewahren, wenn er „zusätzliche oder abweichende Informationen“ enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke. Speichern Sie E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems: Umsatzsteuerlich (§ 14b UStG) ist das laut BMF regelmäßig kein Verstoß; die Anforderungen der GoBD nach der Abgabenordnung gelten weiter.

Nach § 147 Abs. 3 S. 1 AO gelten für Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre und für sonstige Unterlagen sechs Jahre, jeweils in der seit 1.1.2025 anzuwendenden Fassung. Für Kopien Ihrer Angebote gelten als Geschäftsbriefe voraussichtlich die sechs Jahre. Das ist unsere Einschätzung, keine Auskunft der Finanzverwaltung; klären Sie es mit Ihrer Steuerberatung. (Stand: 20.10.2026)

Angebotserstellung automatisieren: was KI kann und was nicht

Nach unserer Lesart von § 14 Abs. 1 S. 1 UStG ist ein Angebot keine Rechnung, weil damit noch nicht über eine Leistung abgerechnet wird. Die E-Rechnungspflicht gilt dafür deshalb nicht. Eine ausdrückliche Aussage des BMF dazu kennen wir nicht. (Stand: 20.10.2026)

Trotzdem hängt am Angebot viel Büroarbeit, und hier kann KI helfen. Aus einer Anfrage, einem Aufmaß, einem Leistungsverzeichnis und Ihrer Preisliste kann sie einen Angebotsentwurf vorbereiten: Positionen zuordnen, Mengen übernehmen, fehlende Angaben markieren. Den Entwurf prüft ein Mensch. Verbindliche Preise, Nachlässe, Zahlungsbedingungen und rechtliche Formulierungen legt er fest, nicht die KI.

Wie viel Zeit das pro Angebot spart, können wir nicht seriös beziffern. Eine belastbare Messung, die nicht von einem Hersteller stammt, haben wir nicht gefunden. Wer Ihnen eine feste Minutenzahl nennt, sollte sagen, woher sie kommt.

Rechnungen automatisieren: Ausgang und Eingang

Bei Ausgangsrechnungen entsteht die Rechnung aus dem Auftrag in Ihrer Rechnungs- oder Branchensoftware. Eine Automatisierung kann vorher prüfen, ob alle Positionen aus Auftrag und Aufmaß enthalten sind, und hinterher, ob die erzeugte Datei dem Format entspricht. Bei offenen Posten kann sie einen Mahnentwurf vorbereiten, der erst nach Ihrer Freigabe hinausgeht.

Bei Eingangsrechnungen liegt nach unserer Einschätzung der größere Hebel. Eingehende Rechnungen erfassen, mit Bestellung und Auftrag abgleichen und Abweichungen markieren ist Routinearbeit, die bei jedem Lieferanten anfällt. Die beste Zahl, die wir dazu gefunden haben, stammt aus einer Studie von IW Consult vom 4.11.2025 für die „Partnerschaft für Finanzdigitalisierung“. In einer Telefonbefragung von 201 KMU im April und Mai 2025 gaben die Betriebe als durchschnittliche Bearbeitungszeit je Eingangsrechnung an: 9 Minuten für eine Papierrechnung, 7 Minuten für eine digitale Rechnung, 6 Minuten für eine E-Rechnung (Antworten je Wert: 79 bis 152). Das sind Selbstauskünfte, keine Messungen, und sie betreffen nur Eingangsrechnungen.

Wann es sich nicht lohnt: Wenn Ihre Software E-Rechnungen schon erzeugt und empfängt und Sie wenige Rechnungen im Monat haben, reicht oft das Update der Software und ein fester Ablauf im Büro. Eine KI braucht es dafür nicht.

KI in der Buchhaltung: was ein Agent darf

Ein KI-Agent in der Buchhaltung eines KMU sollte vorbereiten, nicht entscheiden. Er trifft keine steuerliche Entscheidung, etwa ob eine Leistung steuerfrei ist oder welche Rechnungsart vorgeschrieben ist. Er bucht nichts ohne Freigabe. Und jeder Schritt wird protokolliert, damit Sie und Ihre Steuerberatung nachvollziehen können, was der Agent vorgeschlagen und wer es freigegeben hat.

Was eine Automatisierung hier übernehmen kann

meine-bots baut KI-Agenten für Angebotserstellung sowie Rechnungs- und Mahnlauf. Die KI bereitet Entwürfe und Prüfungen vor; die Rechnung wird in Ihrer bestehenden Rechnungs- oder Branchensoftware erstellt. Versendet wird nur nach Freigabe durch einen Menschen.

Checkliste: Was Sie bis 31.12.2026 klären

  1. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Schätzen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ein.
  2. Erzeugt Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, und zwar nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL?
  3. Über welches Postfach kommen Eingangsrechnungen an, und wer bearbeitet sie?
  4. Bewahrt Ihr Archiv den strukturierten Teil acht Jahre unverändert auf?
  5. Welche Baustellen laufen über den Jahreswechsel? Planen Sie Abschlags- und Schlussrechnungen nach Rn. 2 bis 4 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wann Sie Arbeiten aus dem Dezember 2026 abrechnen.
  6. Kann Ihre Software das Leistungsverzeichnis als eingebettete Anlage mitsenden und im strukturierten Teil eindeutig darauf hinweisen? Testen Sie beides an einer echten Rechnung.
  7. Welche Ihrer Geschäftskunden sind Unternehmen in Deutschland, und wie wollen sie E-Rechnungen empfangen?
  8. Hat sich am Jahressteuergesetz 2026 oder an § 27 Abs. 38 UStG etwas geändert? Prüfen Sie das kurz vor dem 31.12.2026.

Wenn Sie sehen wollen, wo in Ihrem Büro die meiste Zeit liegt, beantworten Sie die Fragen der 12-Minuten-Rechnung oder buchen Sie das kostenlose Erstgespräch (30 Minuten, erste Einordnung). Der nächste Schritt danach ist der KI-Check, kostenpflichtig, er wird auf ein Folgeprojekt angerechnet.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung (Stand: 20.10.2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Quellen