Der Engpass heute
In der Fertigung läuft ein Großteil der Bestellannahme noch über E-Mail und Telefon und landet dann manuell im ERP. Jede Bestellung wird abgetippt, jede Rückfrage zur Losgröße oder zum Liefertermin kostet eine Runde E-Mail-Ping-Pong. Bei zehn oder zwanzig Bestellungen am Tag reicht das aus, um eine ganze Stelle in der Sachbearbeitung zu binden, mit Arbeit, die selten Fachwissen braucht, aber viel Zeit kostet.
Kommt eine Anfrage außerhalb der Bürozeiten oder über einen zweiten Kanal (WhatsApp, Kontaktformular), steigt das Risiko, dass sie erst am nächsten Tag oder gar nicht bearbeitet wird. Rückfragen zum Lieferstatus verschlimmern das zusätzlich: Sie sind Standardfragen, aber jede einzelne unterbricht die eigentliche Arbeit.
Was die KI übernimmt (konkreter Tagesablauf)
Ein Kunde schickt morgens eine Bestellung per E-Mail mit Artikelnummer, Menge und Wunschtermin. Der Agent liest die E-Mail, gleicht die Artikelnummer mit Ihrem ERP ab, prüft die Verfügbarkeit und legt den Auftrag automatisch an, inklusive Bestätigungsmail an den Kunden mit realistischem Liefertermin.
Mittags fragt ein anderer Kunde per WhatsApp nach dem Status einer laufenden Bestellung. Die KI zieht den aktuellen Stand direkt aus dem ERP und antwortet in Sekunden, statt dass jemand im Team erst suchen muss.
Nachmittags kommt eine Anfrage mit unvollständigen Angaben: Die Werkstoffangabe fehlt. Der Agent erkennt die Lücke, fragt beim Kunden gezielt nach, statt zu raten oder den Vorgang liegen zu lassen. Erst wenn die Angaben vollständig sind, geht die Bestellung ins System.
Anbindung an Ihre Systeme
Der Agent liest und schreibt direkt in Ihr ERP: Artikeldaten, Lagerbestände, offene Aufträge. Über Automatisierungssoftware binden wir zusätzlich E-Mail-Postfach, WhatsApp Business und, falls vorhanden, ein separates CRM oder eine Lagerverwaltung an. Jede Datenübertragung wird protokolliert: Sie sehen nachvollziehbar, welcher Agent wann welchen Datensatz angelegt oder verändert hat.
Wo Ihr ERP keine offene API hat, prüfen wir alternative Wege, etwa über Exportdateien mit regelmäßigem Abgleich. Das ist selten die eleganteste, aber oft eine funktionierende Lösung.
Kosten & Nutzen
Ein einzelner Agent, z. B. für die Bestellannahme, kostet 1.500–3.500 € Einrichtung und 150–400 € Betrieb pro Monat, abhängig vom Bestellvolumen und der Zahl der angebundenen Systeme. Bei zehn bis zwanzig manuell bearbeiteten Bestellungen täglich sparen Betriebe in der Praxis regelmäßig mehrere Stunden Sachbearbeitung pro Woche, Zeit, die in Kundenbetreuung oder Produktionsplanung fließen kann statt in Abtipparbeit.
Ehrliche Grenzen
Der Agent trifft keine kaufmännischen Entscheidungen: Sonderkonditionen, Mengenrabatte oder Reklamationen mit Streitpotenzial gehen an Ihr Team. Bei stark individualisierten Bestellungen mit vielen Freitextfeldern braucht die Einrichtung mehr Vorlauf, weil die Regeln dafür präziser definiert werden müssen. Und wo Ihr ERP schlicht keine Schnittstelle bietet, ist eine Anbindung zwar meist möglich, aber nicht immer in Echtzeit, das sagen wir Ihnen ehrlich, bevor wir anfangen.