Ausgangslage
Malerbetrieb Weber (fiktiv) ist ein typischer Fassaden- und Malerbetrieb mit fünf Mitarbeitern. Der Chef kalkuliert, führt Kundengespräche und steht mehrmals pro Woche selbst auf dem Gerüst. Ein Büro im klassischen Sinn gibt es nicht: Die Auftragsannahme läuft über das Diensthandy des Chefs, das während der Arbeitszeit meist stumm im Firmenwagen liegt.
Über drei Monate wertete der Betrieb sein Anrufprotokoll aus: durchschnittlich 45 Anrufe pro Monat blieben unbeantwortet oder landeten auf der Mailbox, die meisten davon zwischen 7 und 17 Uhr, also genau dann, wenn niemand abheben konnte. Ein Rückruf am Abend erreichte einen Teil der Interessenten noch, der Rest hatte bereits einen anderen Betrieb beauftragt.
Der Aufbau (Architektur als Liste)
- Telefonnummer: bestehende Festnetznummer, per Rufumleitung an den KI-Telefonassistenten angebunden, Kunden wählen dieselbe Nummer wie vorher.
- Wissensbasis: Leistungsübersicht (Fassade, Innenanstrich, Lackierarbeiten), grobe Preisspannen je Leistung, übliche Vorlaufzeiten für Termine.
- Gesprächsleitfaden: Begrüßung, Anliegen erfassen (Art der Arbeit, ungefähre Fläche, Adresse), Terminvorschlag für einen Rückruf oder eine Vor-Ort-Besichtigung.
- Eskalation: Stichwörter wie „Reklamation” oder „Wasserschaden” stellen sofort zum Chef durch.
- Anbindung: Jeder angenommene Anruf legt einen Vorgang mit Kontaktdaten, Zusammenfassung und nächstem Schritt im ERP an; ein Kalender-Slot wird reserviert.
Ein Dienstag mit System
7:40 Uhr: Der Chef ist bereits auf dem Gerüst. Ein Interessent ruft an, weil er ein Angebot für 120 m² Fassade braucht. Die KI nimmt das Anliegen auf, vereinbart einen Rückruf für den nächsten Morgen um 8:15 Uhr und legt den Vorgang im ERP an.
11:00 Uhr: Ein Bestandskunde meldet einen Fleck an der frisch gestrichenen Wand, eine Reklamation. Das Stichwort greift, das Gespräch wird sofort zum Chef durchgestellt, der noch am selben Tag vorbeischaut.
16:30 Uhr: Der Chef sieht in der Konsole vier neue Vorgänge aus dem Tagesverlauf, sortiert nach Dringlichkeit: kein Zettel, kein Rückrufversuch ins Leere, keine vergessene Nummer.
Modellrechnung
Alle Annahmen sind offen ausgewiesen; Ihre eigenen Zahlen ermitteln wir in der Potenzialanalyse.
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Vorher unbeantwortete Anfragen/Monat (aus Anrufprotokoll) | 45 |
| Davon vom KI-Telefonassistenten angenommen & qualifiziert | 31 (69 %) |
| Abschlussquote bei qualifizierten Anfragen | 25 % |
| Daraus gewonnene Aufträge/Monat | ≈ 7,75 |
| Ø Auftragswert (Fassade/Malerarbeiten) | 890 € |
| Zusätzliches Auftragsvolumen/Monat | ≈ 6.900 € |
| Kalkulierte Marge auf Auftragsvolumen | 35 % |
| Zusätzlicher Deckungsbeitrag/Monat | ≈ 2.415 € |
| Laufende Kosten KI-Telefonassistent | 280 €/Monat |
| Netto-Deckungsbeitrag/Monat | ≈ 2.135 € |
| Einrichtungskosten (einmalig) | 2.400 € |
| Amortisation | ≈ 1,1 Monate → „< 3 Monate” |
Wichtig: Die 6.900 € sind zusätzliches Auftragsvolumen, nicht Gewinn. Erst nach Abzug von Material, Lohn und Fahrtkosten (hier grob mit 35 % Marge angesetzt) bleibt der tatsächliche Deckungsbeitrag übrig, gegen den die laufenden Kosten der KI gerechnet werden.
Grenzen & Learnings
Nicht jeder der 31 zusätzlich angenommenen Anrufe wird zum Auftrag, die Abschlussquote von 25 % ist eine grobe Erfahrungsgröße aus vergleichbaren Betrieben, keine Garantie. Reklamationen und Streitfälle liefen von Anfang an bewusst am System vorbei direkt zum Chef, weil hier menschliches Fingerspitzengefühl zählt, nicht KI-Effizienz. Und die Wissensbasis brauchte in den ersten zwei Wochen mehrfach Nacharbeit, weil die anfänglichen Preisspannen zu grob gefasst waren und die KI dadurch unsichere Angaben gemacht hätte, das wurde vor dem Livegang korrigiert, nicht danach.